Recherche de fournisseurs, maintenance de votre site internet, rédaction de vos contenus web, gestion de vos stocks, comptabilité… Vous avez du mal à tout gérer de front ? Il est grand temps d’apprendre à déléguer !
Confier certaines tâches à vos collaborateurs ou à des prestataires vous permettra de faire ce que vous aimez et de vous concentrer sur votre cœur de métier d’e-commerçant.
Vous avez peur de passer ce cap ? Vous ne savez pas comment déléguer ? Pas de panique… Voici une méthode étape par étape pour vous y aider.
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SOMMAIRE :
Déléguer : définition, freins et intérêt
Déléguer une tâche, qu’est-ce que c’est ?
Déléguer, cela consiste à charger une personne tierce (un membre de votre équipe, un freelance…) d’une tâche dont vous vous occupiez jusque-là. Toutefois, cela ne signifie pas que vous vous délestez totalement des responsabilités que vous confiez.
Le concept de délégation englobe d’autres paramètres, tels que :
- la formation de vos collaborateurs ;
- leur accompagnement, notamment les premiers temps ;
- la supervision des tâches ;
- ou encore le contrôle de l’atteinte des objectifs.
Pourquoi vous avez du mal à déléguer ?
Vous vous dites sans doute que déléguer est compliqué et risqué ? Après tout, c’est vous qui avez créé votre business en ligne de A à Z… Vous en connaissez les process mieux que quiconque. Alors, qui d’autre peut effectuer les tâches que vous réalisez ?
Je vais vous dire un secret : beaucoup de monde !
Toutefois, cela requiert de dépasser les quatre principales barrières qui vous empêchent de bien déléguer :
- la peur de perdre du temps ;
- le manque de confiance dans vos collaborateurs ;
- la crainte de perte de contrôle sur votre e-commerce ;
- un perfectionnisme accru et/ou des exigences trop élevées.
Certes, cela n’est pas facile. Mais avec la méthode que je vais vous présenter un peu plus loin, vous devriez réussir à déléguer beaucoup plus sereinement et efficacement.
Confier des tâches à vos collaborateurs : les avantages
Déléguer est difficile, mais ça en vaut la peine !
En 2020, des experts de l’observatoire Amarok ont constaté qu’environ un dirigeant sur cinq (17,5 % pour être précis) présente un risque de burn-out ou de surmenage (source). En cause ? Des horaires à rallonge entraînant notamment un manque de sommeil.
Confier certaines de vos tâches peut vous aider à empêcher cela. En effet, déléguer vous permet dans un premier temps de diminuer votre charge de travail et votre charge mentale.
À terme, lorsque vos collaborateurs seront autonomes dans leurs nouvelles fonctions, vous gagnerez un temps précieux que vous pourrez consacrer à votre cœur de métier.
In fine, plutôt que de vouloir tout faire sans pouvoir y consacrer le temps et l’énergie nécessaires, vous aurez une (ou plusieurs) personne(s) dédiée(s) à 100 % à vos tâches annexes, et vous serez plus efficace sur les vôtres. La délégation est donc aussi un moyen de gagner en performance.
Je vous ai convaincu ?
Alors il est maintenant temps de voir comment faire pour apprendre à déléguer en toute sérénité.
Apprendre à déléguer en seulement 8 étapes
Déléguer, ce n’est pas juste envoyer un mail aux membres de votre équipe en leur disant « faites ceci, faites cela… ». Sinon, c’est la catastrophe assurée !
Pour que la transition des responsabilités se passe bien, il faut respecter certaines étapes clés que nous allons détailler ici.
1. Trouver les bonnes tâches à déléguer aux bons collaborateurs
Définir les tâches qui peuvent être confiées à un autre collaborateur
La toute première chose à faire sera de choisir les tâches à déléguer. Bien entendu, cela ne se fait pas au petit bonheur la chance. Pour faire les bons choix, vous pouvez créer un tableau d’aide à la décision :
- Commencez par établir une liste (la plus exhaustive possible) de toutes vos tâches et responsabilités.
- À côté de chaque tâche, indiquez le temps que vous y consacrez habituellement (par semaine ou par mois, par exemple).
- Évaluez ensuite l’intérêt que vous avez à effectuer ces tâches personnellement. Est-ce que vous avez un domaine d’expertise particulier dans certaines d’entre elles ? Est-ce que vous aimez effectuer ces tâches ? Donnez leur une note allant de 1 à 3. Un : vous n’apportez aucune valeur ajoutée à ces tâches et elles ne vous plaisent pas. 3 : vous êtes expert dans ce domaine et vous adorez ça !
- Identifiez dans votre tableau les responsabilités qui ont les notes les plus basses : ce sont celles que vous devez confier à quelqu’un d’autre.
Dans un premier temps, vous ne pourrez sans doute pas tout déléguer. Il faudra choisir seulement une ou deux tâches particulièrement pertinentes. Si vous hésitez entre deux possibilités, optez pour la plus chronophage.
Trouver LA bonne personne à qui déléguer
Toujours dans votre tableau d’aide à la décision, ajoutez une colonne pour inscrire à qui vous souhaiteriez confier ces tâches.
Là encore, c’est un processus qui nécessite que l’on se pose les bonnes questions :
- Ai-je dans mon équipe quelqu’un capable de prendre en charge cette mission ?
- Dois-je recruter ou faire appel à un prestataire (freelance) ?
- La personne choisie a-t-elle la motivation, les compétences et le temps nécessaire pour réaliser cette tâche ?
Dans le tableau donné en exemple un peu plus haut, on voit que quatre tâches sont potentiellement « délégables ». Deux d’entre elles sont particulièrement chronophages et doivent être cédées en priorité : la rédaction des fiches produits et les missions logistiques.
Le e-commerçant a dans son équipe quelqu’un de motivé et compétent pour s’occuper de la logistique (Michel). En revanche, pour la rédaction des fiches, il devra sans doute faire appel à un prestataire externe ayant les compétences requises (un rédacteur web).
2. Définir avec précision le cadre de la délégation et les objectifs
Une fois que vous savez quelles tâches confier et à qui, définissez avec précision les limites de chaque mission. Vous devrez être en mesure de présenter à vos collaborateurs ou nouveaux prestataires :
- les enjeux de chaque tâche ;
- ce que vous attendez d’eux (pourquoi leur mission est importante ?) ;
- leur degré d’autonomie et leurs responsabilités ;
- les deadlines à respecter ;
- les outils et ressources à leur disposition ;
- les moyens de communication à privilégier ;
- les évolutions possibles (responsabilités supplémentaires au fil du temps…).
Consignez tout cela sur une fiche que vous pourrez remettre à vos collaborateurs si besoin. Cela peut être utile si la mission est particulièrement complexe.
Un conseil : commencez petit, surtout si la personne à qui vous déléguez est nouvelle dans votre équipe. Il lui faudra du temps pour se familiariser avec vous, votre e-commerce et la mission.
Couchez également sur papier les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ils seront primordiaux pour les membres de votre équipe, car ils leur donneront le cap.
Idéalement, basez-vous sur la méthode SMART pour déterminer vos objectifs. Ces derniers doivent être :
- Spécifiques ;
- Mesurables ;
- Atteignables ;
- Réalistes ;
- Temporellement définis.
🔎 Pour plus de détails sur la méthode SMART, je vous invite à lire le chapitre dédié dans cet article : Stratégie d’acquisition : le guide complet pour les sites e-commerce.
3. Former ses collaborateurs à sa méthode (et accepter qu’elle ne soit pas parfaitement suivie)
Lorsque vous demandez à quelqu’un d’effectuer une tâche nouvelle pour lui, il est essentiel de lui expliquer comment procéder. Ainsi, prévoyez toujours de vous réserver du temps pour former vos collaborateurs à votre méthode.
Il arrive aussi parfois que les membres de votre équipe aient déjà effectué des tâches similaires. Ils auront donc déjà leur propre méthodologie. Ce n’est pas grave ! Montrez-leur tout de même comment vous procédez.
Ceci a plusieurs avantages.
Tout d’abord, en cas de problème, les membres de votre équipe ne pourront pas vous dire qu’ils ne savaient pas comment faire.
De plus, si jamais la méthode employée par vos collaborateurs n’est pas pertinente, ils pourront utiliser la vôtre.
Enfin, si les deux méthodes se valent en termes de performance, vous pourrez peut-être trouver un compromis entre les deux qui sera encore plus efficace (une sorte de super-combo 😉).
Mettez à leur disposition des fiches de procédure auxquelles ils pourront se référer en cas de doute.
Au fil du temps, vous verrez que votre équipe s’appropriera votre méthode et la fera très certainement évoluer. Il faudra l’accepter ! L’important, c’est que les résultats soient au rendez-vous.
4. Apprendre à faire confiance
Vous avez choisi les missions à déléguer, trouvé les meilleurs collaborateurs pour prendre en charge ces responsabilités et vous leur avez donné toutes les clés pour réussir… Alors apprenez à lâcher prise !
Je sais que ce n’est pas facile, mais cela fait partie du processus de délégation.
Pour construire une relation sereine entre vous et les membres de votre équipe, commencez par vous assurer qu’ils se sentent bien dans leur nouveau rôle. Soyez à l’écoute et laissez-les prendre des initiatives s’ils le souhaitent.
N’oubliez pas que la confiance est un sentiment réciproque. Si vos collaborateurs/prestataires ont l’impression que vous êtes réticent à déléguer, ils ne s’investiront pas à 100 % dans leurs nouvelles fonctions.
5. Favoriser la communication
Dans une entreprise, qu’elle soit physique ou sur le Web, rien n’est pire que le manque de communication !
Pour que la délégation se passe bien, vous devez vous assurer de créer un climat favorable aux échanges, à l’écoute et aux questions. Indiquez à vos employés et à vos freelances les moyens par lesquels ils peuvent vous joindre facilement en cas de besoin.
Si vous optez pour le téléphone par exemple, assurez-vous d’être disponible pour décrocher, sinon préférez l’email. De même, ne laissez pas les questions de vos équipes en suspens dans votre boîte de réception.
Il n’est pas nécessaire de leur répondre dans la minute, et encore moins d’être joignable 24h/24, mais simplement de répondre dans des délais raisonnables afin qu’ils puissent mener à bien leur mission.
Vous pouvez même mettre en place différents canaux de communication en fonction des besoins. Voici quelques exemples :
- un fil de discussion Slack ou un système de messagerie instantanée pour les questions urgentes ;
- des emails pour les sujets divers ;
- une réunion hebdomadaire pour faire le point sur la mission et ses évolutions…
À vous de voir ce qui vous parait le plus approprié en fonction de la nature de la délégation et de votre mode de fonctionnement. Le plus important étant que vos collaborateurs sachent par quel biais vous adresser leurs questions et en quelles circonstances.
6. Accompagner dans la réalisation des tâches
N’oubliez qu’être un dirigeant, c’est aussi être un leader pour votre équipe. Ainsi, votre rôle ne se limite pas à faire passer des consignes, vous devrez également coacher votre staff (de manière plus ou moins soutenue).
La supervision est une phase primordiale dans le processus de délégation. Elle doit être très prononcée en début de collaboration, puis s’effacer progressivement pour accorder de plus en plus d’autonomie à vos équipes.
L’objectif est de permettre à vos collaborateurs de gagner en compétences au fur et à mesure… Jusqu’à ce que les élèves dépassent le maître !
Il y a plusieurs moyens de proposer un accompagnement progressif (ou plutôt dégressif). En voici un exemple :
- Dans un premier temps, effectuez l’ensemble du processus avec votre employé.
- Laissez-lui ensuite réaliser les étapes les plus simples en autonomie et vérifiez les résultats (et corrigez/expliquez certains points si nécessaire).
- Quand les tâches simples sont maîtrisées, confiez-lui l’ensemble du processus une première fois et contrôlez le résultat.
- À la fin de la première mission réalisée en autonomie, demandez à votre collaborateur comment cela s’est passé. Était-il à l’aise dans son nouveau rôle ? Quels étaient les points les plus difficiles ? Pense-t-il être capable de progresser ?
En fonction des retours de votre collaborateur, n’hésitez pas à redéfinir le cadre de la délégation ou à réajuster les objectifs dans un premier temps.
7. Savoir quand (et comment) contrôler les tâches réalisées
« Micro-manager », « petit chef », « control freak »… Les termes ne manquent pas pour désigner les personnes qui passent leur temps à contrôler le travail des autres.
Certes, comme le dit l’adage : « la confiance n’exclut pas le contrôle ». Mais encore faut-il le faire de manière appropriée pour :
- ne pas perdre votre temps à vérifier tout et n’importe quoi ;
- ne pas démotiver vos collaborateurs.
Pour une délégation réussie, montrez à vos équipes que vous leur faites confiance. Soyez transparent sur le contrôle des tâches en leur indiquant :
- quelle(s) action(s) vous voulez vérifier ;
- quand ;
- et pourquoi.
Au fur et à mesure, espacez vos vérifications jusqu’à ce que toutes les procédures vous semblent acquises et que les résultats attendus sont présents.
Par la suite, rien ne vous empêchera de jeter un œil de temps à autre au travail de vos employés ou de vos prestataires, mais l’objectif est de tendre vers l’autonomie la plus grande possible.
Au final, vous n’aurez plus qu’à contrôler les tâches pour lesquelles les objectifs n’ont pas été remplis (s’il y en a).
8. Faire un bilan (et proposer des pistes d’amélioration)
Lorsque la mission se passe bien et que les objectifs sont remplis, cette dernière étape est une simple formalité. Toutefois, ne la négligez pas ! Il est important de féliciter vos collaborateurs si la mission de délégation est réussie. Leur motivation (et la vôtre) n’en sera que renforcée.
Mais déléguer, c’est aussi savoir donner un feedback constructif lorsque cela s’avère nécessaire…
… Et ce n’est pas toujours évident.
Si les résultats ne sont pas en adéquation avec les objectifs fixés, prenez le temps d’en analyser les causes. Une procédure mal expliquée ou mal suivie ? Des outils de travail non maîtrisés ? Des objectifs trop ambitieux ?
Si cette contre-performance est due à un manquement de votre part, comment pouvez-vous y remédier ? Si elle est liée à votre collaborateur, comment pouvez-vous l’aider à progresser ? Proposez des axes d’amélioration applicables facilement pour pouvoir rectifier le tir rapidement.
Si ce bilan de délégation se fait à deux (entre vous et votre employé ou votre freelance), rappelez-vous que c’est à vous de prendre les décisions qui s’imposent :
- revoir les objectifs ;
- améliorer les méthodes ;
- redéfinir le cadre de la délégation ;
- voire mettre un terme à la collaboration. Mais rassurez-vous, si vous avez bien suivi toutes les étapes pour apprendre à déléguer, vous ne devriez pas en arriver là !
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Passionné d’e-commerce et de SEO, je suis le créateur du site reussir-mon-ecommerce.fr. Depuis plus de 15 années, j’aide les e-commerçants à développer sainement leur entreprise. Et si je ne suis pas devant mon écran, c’est que je suis derrière ma batterie à jouer du rock ! !